Wenn der Chef plötzlich ausfällt: Stillstand vermeiden durch Notfallvorsorge

Gerade in kleineren und mittleren Unternehmen kommt es nicht selten vor, dass der Firmeninhaber und alleinige Gesellschafter der einzig Handlungsbevollmächtigte für das Unternehmen ist. Fällt dieser durch einen Unfall oder eine plötzliche Krankheit für längere Zeit oder sogar dauerhaft, kann dies für das Unternehmen existenzbedrohlich sein. Zwingend erforderliche Unterschriften unter notarielle Verträge, Jahresabschlüsse und Bilanzen können nicht vorgenommen, Gehälter nicht ausgezahlt werden.  Je nach Organisation des Unternehmens können aber unter Umständen nicht einmal Aufträge erteilt oder entgegengenommen werden oder einfache Rechnung gezahlt. Mitarbeiter sind „führungslos“.

Hier ist dringend Vorsorge geboten durch folgende Maßnahmen:

  •  Benennung eines Stellvertreters
  •  Vollmachten
  • Unternehmertestament
  • Notfallkoffer

Stellvertreter / Vollmacht

Der Unternehmen muss zunächst für sich überlegen, wem er so vertraut, dass er diesen als Stellvertreter benennen kann. Dies muss mit dem potentiellen Stellvertreter besprochen werden. Nicht selten kommt es vor, dass eine Person zum Stellvertreter berufen wird, ohne davon Kenntnis zu haben und ohne dies zu wollen. Eine Stellvertreter-Regelung muss schriftlich niedergelegt werden.

Dem Stellvertreter müssen Kontovollmacht sowie Handlungsvollmacht oder Prokura erteilt werden.

KANN MAN DAS Problem NICHT DURCH vOLLMACHT FÜR DEN Ehegatten LÖSEN?

Dies ist nicht zu empfehlen. Ehepartner sind häufig gemeinsam unterwegs. Ein Ausfall aufgrund eines Unfalles kann beide betreffen. Die entsprechenden Unterlagen können z.B. bei dem das Unternehmen betreuenden Rechtsanwalt  hinterlegt werden, der sie dann herausgibt, wenn der entsprechende Notfall eintritt.

Unternehmertestament

Die Benennung eines Stellvertreters allein genügt nicht. Daneben muss unbedingt ein Unternehmertestament erstellt werden, in welchem geregelt wird, wer das Unternehmen erhalten und fortführen soll. Die gesetzliche Erbfolge ist für das Unternehmen meist nicht die beste Lösung. Da Gesellschaftsrecht dem Erbrecht vorgeht, muss dieses Testament zwingend mit dem Gesellschaftsvertrag abgeglichen werden. Geschieht dies nicht, kann es zu ungewünschten Folgen kommen, die häufig auch in einer Zerschlagung des Unternehmens liegen. Hier ist unbedingt eine Beratung durch einen erfahrenen Rechtsanwalt erforderlich, da hier individuell passende Lösungen erarbeitet werden müssen.

Welchen Inhalt muss der Notfallkoffer haben?

Der „Notfallkoffer“ kann ein körperlicher Ordner sein oder auch eine digitale Akte. Dort sollten alle Informationen hinterlegt werden, die ein Stellvertreter benötigt, um das Unternehmen fortzuführen.

Dies sind im Wesentlichen:

  • eine Adressliste mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern
  • Kontaktdaten Rechtsanwalt und Steuerberater
  • Aufstellung wichtiger Fristen
  • Versicherungspolicen
  • Informationen zu Passwörtern und PINs
  • eine Schlüsselliste
  • Informationen darüber, wo sich die wichtigsten Geschäftsunterlagen befinden
  • Notfallplan mit den ersten Schritten
  • Aufbewahrungsort von Testament, Gesellschaftsvertrag und Patientenverfügung.

Vorteile einer strukturierten Notfallplanung

Zugegeben, die Ausarbeitung dieser Notfallplanung, die Zusammenstellung des Notfallkoffers, die Erstellung eines Testaments sind zeitaufwendige Themen, mit denen man sich im Zweifel nur ungern befasst.

Aber nach erfolgreichem Abschluss dieser Maßnahmen stellt es für den Unternehmer eine erhebliche Erleichterung dar zu wissen, dass es im Notfall weitergeht. Auch für die Mitarbeiter kann die Wissen, dass für den Notfall vorgesorgt ist, beruhigend sein. Schließlich aber wirkt sich eine sorgfältige Notfallplanung positiv auf die Risikobewertung von Banken bei der Kreditvergabe aus.