Betriebskostenabrechnung

Betriebskosten, umgangssprachlich auch oft als Nebenkosten bezeichnet, werden im Mietrecht immer wichtiger. Nicht umsonst spricht man Zwischenzeit angesichts immer weiter steigender Kosten für Energie und Versorgungsleistungen von der „zweiten Miete“.

Es ist ein Irrtum, wenn Vermieter glauben, von Gesetzes wegen sämtliche Betriebskosten auf den Mieter umlegen zu können. Das Gegenteil ist richtig: Der Mieter muss Betriebskosten nur dann tragen, wenn dazu im Mietvertrag eine eindeutige Vereinbarung getroffen wurde. Alle übertragbaren Betriebskosten sind in der Betriebskostenverordnung aufgeführt, was dort nicht steht, kann auch nicht umgelegt werden.

Die meisten Vermieter vereinbaren eine Übernahme der Betriebskosten mit dem Mieter, die gängigen Formularmietverträge sehen auch entsprechende Klauseln vor. Dennoch bedeutet die Vereinbarung der Übernahme von Betriebskosten nicht, dass am Ende auch der Mieter bezahlt. Der Vermieter muss dazu auch eine korrekte Abrechnung erstellen.

Formelle Wirksamkeit

Der Vermieter ist verpflichtet, über die Betriebskosten jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Betriebskostenabrechnung muss nach der Rechtsprechung mindestens folgende Angaben enthalten, damit sie formell wirksam ist:

  • eine Zusammenstellung der Gesamtkosten für die ganze Liegenschaft, über die abgerechnet werden soll

  • eine Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel; dazu gehört auch die Angabe der Wohnfläche insgesamt und der betreffenden Wohnung

  • die Berechnung des Anteils, der auf die vermietete Wohnung entfällt und den der Mieter zu tragen hat und zwar für jede Betriebskostenart extra

  • den Abzug der Vorauszahlungen des Mieters

Eine Abrechnung, die diesen Anforderungen nicht entspricht, ist formell unwirksam und wird deshalb nicht fällig. Da das Abrechnungsgeschäft mit Fristen verbunden ist, kann es leicht vorkommen, dass spätere „Berichtigungen“ nicht mehr möglich sind.

Die Abrechnung muss nachvollziehbar und plausibel sein, d.h. sie muss aus sich heraus verständlich und nachrechenbar sein. Bei einer Einsicht in die Belege müssen diese der Abrechnung leicht zuzuordnen sein, so dass eine Prüfung ohne fachkundigen Beistand möglich ist.

Abrechnungsfrist

Der Vermieter muss seiner Abrechnung auf einen jährlichen Abrechnungszeitraum (d.h. 12 Monate) zugrunde legen; dies muss zwar nicht das Kalenderjahr sein, darf jedoch nicht mehr als 12 Monate überschreiten. Spätestens ein Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraums muss dem Mieter die Abrechnung zugegangen sein. Diese Abrechnung muss formell korrekt sein. Inhaltliche sogenannte materielle Fehler, wie zum Beispiel die falsche Zuordnung der Kosten oder Rechenfehler u.a. können auch nach Ablauf der Frist noch berichtigt werden.

Versäumt der Vermieter aber die Zugangsfrist der Abrechnung, so kann er keine Nachzahlung mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 BGB). Dem Mieter bleibt es unbenommen, nach Ablauf der Jahresfrist überzahlte Betriebskostenvorauszahlungen zurück zu fordern. Gegen eine formell korrekte Abrechnung kann der Mieter innerhalb eines Jahres nach Zugang Einwendungen wegen Fehler erheben.

Wirtschaftlichkeitsgebot

Der Vermieter darf nicht das Geld seiner Mieter verschwenden, vielmehr hat er  bei der Bewirtschaftung der Immobilie das Wirtschaftlichkeitsgebot gemäß § 556 Abs. 3 BGB zu beachten. Kosten, die sich als unwirtschaftlich erweisen, müssen von der Abrechnung abgezogen werden. Es ist jedoch meist nicht einfach zu ermitteln, was im Einzelfall wirtschaftlich ist und nicht.

Der Vermieter ist nicht stets verpflichtet, das günstigste Angebot anzunehmen.

Die Kosten müssen aber in einem vernünftigen Verhältnis zur erbrachten Leistung oder Lieferung stehen.

Der Vermieter verstößt auch dann gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot, wenn er Dienstleistungen wie z. B. die Treppenhausreinigung mehrmals in der Woche durchführen lässt, nur weil der Vermieter es gerne besonders sauber mag. Hier muss der Mieter grundsätzlich nur die Kosten für eine Reinigung pro Woche tragen.

Die Verteilung der Nebenkosten

Wie der Vermieter die Betriebskosten auf die Mieter verteilt, ist grundsätzlich ihm überlassen. Er kann sich dabei z. B. an der Wohnfläche oder der Personenzahl orientieren. Ein paar Grundsätze müssen aber berücksichtigt werden. Sieht der Mietvertrag keinen besonderen Verteilungsschlüssel vor, müssen die Betriebskosten nach der Wohnfläche umgelegt werden, es sei denn, gesetzlich ist etwas anderes vorgeschrieben, so wie es etwa bei verbrauchsabhängigen Kosten der Fall ist.

Einsichtnahme in die Belege

Der Mieter hat das Recht, sich von der inhaltlichen Richtigkeit der Abrechnung zu überzeugen. Dazu kann er beim Vermieter die Belege einsehen, der verpflichtet ist, ihm die Belege vorzulegen. Einen Rechtsanspruch auf Übersendung von Kopien der Belege hat er nicht. Die Belegeinsicht ist daher nicht immer ganz einfach, z. B. dann wenn der Vermieter weit entfernt wohnt und der Mieter aus gesundheitlichen Gründen nicht zum Vermieter kommen kann.

Anpassung der Vorauszahlungen

Stellt sich nach der Abrechnung heraus, dass die vertraglich vereinbarten Vorauszahlungen zu hoch oder zu niedrig waren, kann eine Anpassung erfolgen. Waren die Vorauszahlungen eindeutig zu niedrig, kann der Vermieter eine höhere monatliche Vorauszahlung vom Mieter verlangen. Dies macht er geltend, indem er nach oder mit der Abrechnung dem Mieter schriftlich die Erhöhung entsprechend den tatsächlich angefallenen Kosten mitteilt.

Der Mieter hat im Gegenzug das Recht, die vereinbarten Vorauszahlungen zu senken, wenn sie sich als zu hoch erweisen. Hierzu muss er nicht die Zustimmung des Vermieters einholen, vielmehr reicht es aus, wenn er die Herabsetzung schriftlich mitteilt und die Kürzung vornimmt.